2019.10.25
【効率化】膨大な組合業務が一瞬でラクになる! その方法、お教えします。

組合業務ってとにかく膨大! なんとか効率化したい!

多岐にわたる組合業務。役員の皆さんの多くはその作業に追われ、本質的な組合活動がなかなかできていない......。
そのようなお悩みを持つ組合様も多いのではないでしょうか?

労働組合の本質は、組合員との対面活動ですよね!そのような活動に時間を割けるよう、少しでも業務効率化したいと思いませんか?j.unionでは、組合業務の効率化をさまざまな施策でご支援することで、役員の方がもっと組合員と直接接点を持つ時間を持てるよう、取り組んでいます。

組合業務のなかでも大変な作業の一つが、さまざまな情報を収集・処理すること。特に、広域分散型の労働組合様からはよく次のようなお悩みを聞きます。

・意識調査を行い、じっくり分析して経営提言したいけど、
 紙での調査はとにかく作業が多くなって、回収も集計も大変......
・組合員から組合に気軽に相談されるようなツールがあればなぁ......
・会議や研修をするたびに、出席状況を把握するのに一苦労......
・参加者の要望を満たす候補日を決めるのが大変......
・メールを送っても返事がない人も多く、なかなか前に進まない......
・昼食の準備、各種手配  などなど......

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「Webアンケート機能」で業務忙殺から劇的な解放を実現します! 

そんな作業を効率化できる画期的ツール。
それが、j.unionが提供している「Webアンケート機能」です。

「Webアンケート」というとやれることが限られそうですが、これが、実にさまざまなことに活用できます。

これまではメールの内容を拾って集約をしていた情報や、いちいちExcelに一つずつコピー&ペーストして作成していたリスト業務。
例えば、Webアンケート機能を使えば、Excelデータで一発集計ができ、しかもそのままリスト化できてしまいます。情報を加工する必要もなく、簡単かつスムーズにリストが作れます。
  
レク活動の参加申込をWebアンケートで集約することにした組合様も多くいます。組合員さんも申し込む際にスムーズに申込みができます。そして、リスト化や集計も簡単にできます。

また、機関誌制作の業務で支部の編集者からの原稿集約に活用している組合様も。お願いしたい項目ごとに、設問設定時に、文字数の制約もできるため、人によって字数にばらつきのある原稿の前で、紙面スペースにどう組み込むかで頭を悩ませる必要もなく、編集者の要望に沿う表現ができます。

さらには、写真データの添付もできるので、写真と人名を突き合わせて確認......といった業務負荷が大きく軽減され、原稿の管理もスムーズです。

写真の貼り付け機能を活用することで、「写真コンテスト」を企画し、組合員参加型の楽しいイベントとして活用している組合様もあります。

これらさまざまな活用範囲を持つ「Webアンケート機能」を活用し、お客様の組合活動力の強化をバックアップいたします!

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\ お客様の声 /         

Webアンケート機能を導入し、ご活用された組合様からの感想を
ほんの少しですがご紹介します。

◆これも組合の業務...とあきらめていたが、効率化できて驚いた!(D労働組合)
 
今までは、普段から多くのメールをもらっている中で、対象となる会議の出席確認メールを探すだけでも大変だったんです。
さらに、出席予定が変わる人も多くて、何度もやり取りを重ねる中でどれが最新の情報だったのかを把握・管理するのが大変でした。
お弁当が必要とか、たばこを吸う人とか......意外と確認事項が多いのです。それらの情報を集約し、一元化できるのは本当に助かりますね。                           
 

一人ひとりに催促しなくて済む!手数が大幅に減った!(T労働組合)
  
これまでは、メールを読んでくれなくて返事がなかった人にも、電話を一件一件して確認を取っていたのです。
正直、相当骨が折れる業務というか、私の心が折れそうで。(苦笑)
導入したWebアンケート機能では、回答のない人に対して、一斉に督促メールを送れるので、それだけでもだいぶ楽になりました。
電話してもつながらないとか、すぐに回答をもらえないために何度も電話する...といったこともあったので、本当に助かっています。

                          

◆欲しい原稿が入手できるようになって、やりとりがスムーズに(N労働組合)

幣労組では、毎月機関誌を発行していて、各支部の活動報告ページを記事として制作しています。これまでは、各支部の代表者から原稿をメールで送ってもらっていたのですが、イメージしていた素材をもらえないことが多くて...。
例えば、やたらと自己紹介ばかりで、本題への言及や説明が薄かったり、「400文字でお願いします」と言っているのに700文字くらいあったり......。(苦笑)
毎回現行の調整が大変で、いつも締切ギリギリの入稿になってしまっていました。
それが、Webアンケート機能で必要な原稿テーマごとに設問設定をして、文字制限をかけると、それ以上の文字入力ができなくなるために、しっかり400字にまとまった原稿が集められるようになったんです!原稿収集が一気にスムーズになりました。
私が集中したかった原稿校正にも時間を割けるようになり、本当に助かっています。

                         

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★Webアンケート機能のご紹介は下記より★
Webアンケート機能
 

今回のお話にご興味をもたれた方は、どうぞお気軽にお問い合わせください。

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