2020.06.14
【調査活動】例文付き!回答率にも影響が!?アンケート案内メールの記載項目

いつも『ゆにおん・ネタ帳』をご覧いただきありがとうございます!

今週は、組合活動の成果指標ともなるアンケート・調査にかんするお悩みをご紹介していきます。

臨時でアンケート調査をすることになったけど...案内メールをどうしよう!?

無事に新型コロナ感染症への緊急事態宣言も解除されて、少しずつ日常が戻ってきましたね。
今回の感染症対策で、新たな働き方に挑戦した組織はとても多かったのではないでしょうか?
これからの働き方を考えていくための資料として、臨時にアンケートをとることにしたという声も多く伺います。

新しいアンケートを行うときに意外と考えるのが大変なのが、協力してくれる組合員さんへの案内の文章です。
毎年やっているアンケートでは前回のものを流用することができますが、ゼロから考えるとなると意外と大変です。

弊社でアンケート調査を承る際も、「案内メールのサンプルとか、ないですか??」とお客様からご相談を受けることがあります。

そこで!Webアンケートで「働き方に関する調査」を実施する場合を例として、
案内メールに書くべき内容を文例付きでご紹介させていただきます!

記載する項目①:回答画面のURLとログイン情報

回答用のURLはなるべく上部に掲載します。
アンケートの案内メールはなんといっても回答画面を開いてもらうことが目的になりますので、その経路を最短で示しておきましょう。
また、弊社のWebアンケートの便利機能、「個別自動ログインURL」を案内する場合は、
URLを別の方に共有してしまわないように、個人の専用URLであることも付記しておきます。

<文例>
以下のURLよりご回答ください。
https://-----/......

※こちらのURLは、あなた専用のログインURLとなります。他の方への転送はお控えください。
※ログインができない場合は以下のURLから、IDとパスワードと入力してください。
https://-----/......
あなたのID:
 xxxxx

あなたのパスワード:
 xxxxxxxx

記載する項目②:実施期間(回答期限)

回答の案内を最初に見たときにすぐ答えられなかった場合、つい回答するのを忘れてしまう...ということが起こります。
組合員さんにリマインドをする際にも必要になりますので、忘れずに書いておきましょう。

<文例>
実施期間は 〇月×日~〇月×日
期間内の回答にご協力ください。

記載する項目③:設問数と想定所要時間

回答する側からすると、意外と気になる項目がこちら。
気軽に始めてみたら意外と長かった...ということになると、集中力も途切れがちになってしまいます。
あらかじめ設問数と回答する時間を記載しておき、回答する際の準備ができるようにしておきましょう。

回答時間については、実際に何名かのテストを行ってもらうのが理想的です。
準備期間に余裕がないときは、設問数と標準的な回答時間の掛け算で算出します。
一般的な基準になりますが、択一式設問は1問あたり5~10秒、複数選択の設問は8~15秒、
自由記述(回答者に任意の文章を記載させる)タイプの場合は1~3分程度が想定されます。

なお、市場調査などのアンケートの設問は、回答時間が10分以内に収まるように設計されることが一般的です。
10分を大幅に超えることが想定される場合、答えやすいように回答画面のレイアウトを工夫することなども検討してみてください。

<文例>
想定回答時間は、○○分程度です。
ご回答いただく設問数は以下の通りです。
 ・選択式 : 最大XX問
 ・自由記述: 最大XX問

記載する項目④:調査の背景と目的

案内メールに記載する項目としておすすめするのは、「なぜアンケート調査をおこなうか」ということの説明です。
組合員さんが時間を割いて回答をしようと思えるように、アンケートの目的を明確に記載していきましょう。
アンケートに回答する気持ちを高め、協力してもらいやすくなります。

<文例(働き方に関する調査の場合)>
少子高齢化の社会の到来や情報技術の高度化に伴い働き方に対するニーズも多様化しています。
また、「人生100年時代」と言われるなかで、ライフステージによっても希望する働き方は変化していく時代です。
ついては、組合員の皆さまの働き方の現状を把握するとともに、いっそう生産性を高める新しい働き方を議論する際の根拠として活用するため、
このたび「働き方に関する調査」を実施することとなりました。
みなさまのご意見を反映したよりよい雇用制度の実現のため、アンケート調査へのご回答にご協力ください。

記載する項目⑤:調査結果の利用方法

アンケート調査の結果をどのように利用するのかを記載することもおすすめです。
また、可能であれば調査結果のフィードバックを行う時期も書いておくと、調査の企画に対する信頼を持ってもらえるでしょう。
あくまでもプラスアルファの情報ですので、決まっていなければ無理に記載する必要はありません。

<文例(働き方に関する調査の場合)>
アンケート調査の結果は、組合員の皆さまへのご報告のほか、今後の活動の際の重要な資料として活用します。
現時点での利用予定は下記の通りです。
 ・組合員の皆さまへの結果報告: 2020年XX月ごろ
 ・労使協議会での共有および働き方に関する提言: 2020年XX月ごろ
 ・翌年度の活動方針の検討: 2021年XX月ごろ

記載する項目⑥:調査の匿名性や個人情報保護についての記載

アンケート調査は、プライバシーへの配慮が必要です。
組合員さんに安心して回答してもらうため、プライバシー記載しておくのをお勧めします。
組織として作成・承認された個人情報保護方針(プライバシーポリシー)がある場合は、
その文面へのURLを掲載しておくと安心感を持ってもらえます。
また、弊社を始め外部に調査集計・分析作業を委託する場合は、それについても併せて記載します。
こちらの項目は、アンケートを回答するために必須の情報ではありませんので、
案内メール全体の長さによっては割愛し、回答画面上にのみ記載するようにする場合もあります。

<文例>
ご回答いただいた内容は全て統計的に処理されますので、個人が特定されることはございません。安心してお答えください。
集計、統計処理はj.union 株式会社の協力で行います。同社はプライバシーマークを取得しており、守秘義務契約も交わしております。

記載する項目⑦:問い合わせ先

アンケートに答えられない!といった質問に対応するため、連絡先も記載しておきます。
メールアドレスの記載があれば問題はありませんが、可能であれば電話番号も記載します。

<文例>
本アンケート調査に関するお問い合わせは以下にお寄せください。
 ○○労働組合 調査部
 enquete@xxx-union.com
 00-0000-0000

例文をまとめたファイルのダウンロード

さて、案内メールに記載する7つの項目をご紹介してきました。
お客さまの方でご利用いただきやすいように例文を抜き出したファイルをご用意いたしましたので、ぜひご活用ください!

アンケート案内メールの記載項目文例

案内メールも工夫次第!少しでも回答しやすい文面を!

いかがでしたでしょうか?
弊社は日々、組合活動を見える化するアンケート調査のお手伝いをしております。
多くの組合員さんの声が集まるように、お客様と共に案内メールもたくさんの工夫をちりばめています。
アンケート調査でお悩みの際は、ぜひ弊社までご相談ください!

お問い合わせフォーム

最後までお読みいただきありがとうございました。次回もお楽しみに!

小口 雄大j.union株式会社 システム&サポートグループ

みんながつながれる組合活動を支援します

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