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2021.11.08
労働組合の経費精算はペーパーレスにできるのか

とにかく手間も時間もかかる!場所もとる!

経費精算に時間を取られている労働組合は多い。
特に請求書や領収書の整理は大変であろう。組合役員や職場委員、組合員からの申請が間違っていたり、領収書が添付されていなかったり、領収書確認や現金手渡しのために出社が必要だったり......
経費の申請、承認だけではない。会計担当はその後伝票作成し、その伝票と請求書や領収書をファイリングして決められた期間、保管しなければならない。時間も手間もかかるし場所もとる。

時代が大きく変わる中、世間ではペーパーレスやキャッシュレスが叫ばれている。
組合はこの流れに乗ることができるのか?それとも取り残されこの先も膨大な時間を費やしていくのか?

今回は法改正についても言及するため少し長くなるが、業務改善に興味がある方は、是非最後まで読んでいただきたい。

ペーパーレス推進!2022年1月の電子帳簿保存法改正とは?

「電子帳簿保存法」は、さまざまな書類を電子化して保存することを定めた法律である(いくつかの種類があるが、ここでは組合会計の改善に役立つ、「スキャン保存法」について触れる)。

2022年1月「電子帳簿保存法」が改定される。今まで障害となっていたルールが大幅に緩和され領収書や請求書の原本保管が必要なくなるというものだ。

はじめに言っておく。そもそも組合の99%は「電子帳簿保存法」とは無縁である。貴労組は税務署に決算書類を提出しているだろうか? していなければこの法律は関係ないのだ。「電子帳簿保存法」とは「会社」のルールだからである。

組合には関係ないので、現状弊社の経費精算システム(ユニオンスマートフロー)は「電子帳簿保存法」には未対応であるが、会計システム「Web財政部長」とともに導入し、領収書や請求書の原本保管をやめてペーパーレスを実現した組合もいらっしゃる。クラウド上で、伝票をクリックすると領収書、請求書を確認でき、金額の根拠を示せるシステムだからだ。担当会計士の判断である。組合会計をよくわかっていらっしゃると思う。
一方で、会計士の中には「会社」と同じルールを適用する方もいる。厳格にされており良いことではあるが、組合のペーパーレスが進まない原因の1つにもなっている。
しかし、2022年1月に「会社」のルールとなる「電子帳簿保存法」が緩和され、運用上のハードルが下がる。これにより組合でもペーパーレスが一気に進む可能性がある。会計担当にとっては朗報であろう。

どんな運用になる?

「電子帳簿保存法」を適用した場合、一般的にはどのような運用になるのか?
・領収書や請求書の日付から2か月7営業日以内に写真を撮って、経費精算システムにアップする(今までは本人自署の上3日以内に添付。タイムスタンプの付与。別人による原本との照合が必要であった)。
アップ後は原本廃棄可(上長承認後会計担当が確認するまでは廃棄しないほうが良いと筆者は考える)。
・下記のケースは、紙に印刷して保管することはNG。PDF等を経費精算システムにアップしなければならない。
・電子メールにて送付された請求書や領収書
・電子FAXにて受信した請求書や領収書
・Webサイトで確認できる請求書や領収書

参考までに、2022年1月に改正される上記以外の主な内容
 ・取引年月日、取引金額、取引先を検索できる機能の確保が必要
 ・タイムスタンプを付与しなくても、国が求める基準を満たし、電子帳簿保存法に対応した経費精算システムを利用し、社内ルールの策定と周知ができれば、税務署へ事前承認の必要なし(今までは税務署の承認が必要であった)

ペーパーレスにするためには?

もう一度言う。「電子帳簿保存法」は「会社」のルールであり、たいていの労働組合には関係ない。いち早く、弊社の経費精算システム「ユニオンスマートフロー」と「Web財政部長」を導入し、すでにペーパーレス化して業務のスリム化を行っている組合もある。コロナ渦では特に威力を発揮したと聞いている。

しかし、「電子帳簿保存法」に基づいていなければ、領収書や請求書の原本保管は必須と判断される会計士もおられる。今までは「電子帳簿保存法」のルールが厳しく企業にもなかなか浸透しなかった。組合となればなおさらだ。

しかし今回「電子帳簿保存法」が緩和される。世の中がペーパーレスに動いていく。「会社」のルールではあるが、組合でも「電子帳簿保存法」に適用したシステムを利用し、運用を少し変えるだけで、監査の方や会計士がペーパーレスを認めやすくなるのは確かであろう。
これを機に、経費精算と会計処理の見直しを行うことをお勧めする。

しかし、組合が経費精算システムを導入するにあたって問題が2つ発生する。
・労働組合は一般企業とは違う方法で会計処理をしているため、一般企業向けの経費精算システムや会計システムは非常に使いづらい。
・一般の経費精算システムは、利用人数で料金が決まるため利用料が高額となる。

労働組合専用 経費精算システム「ユニオンスマートフロー」

弊社の「ユニオンスマートフロー」は、労働組合専用のクラウド経費精算システムである。企業向けのシステムでは扱えない「一般会計」「特別会計」「支部会計」を管理できる。
料金体系も組合に特化しており、頻繁に利用する執行部は基本プラン、たまに利用する職場委員や組合員はチケットプランとリーズナブルにご利用いただける。
また、「電子帳簿保存法」改定に基づき、「電子帳簿保存法」に対応したシステムにバージョンアップする予定である。
労働組合会計基準に則った「Web財政部長」と一緒に使うことで、伝票が自動で作成でき、伝票をクリックすると原始証憑となる請求書や領収書をすぐに確認できる。筆者の調べでは、この便利な機能は他社にはない。

テレビでも紹介された「ユニオンスマートフロー」

「ユニオンスマートフロー」は、2021年11月7日東京MXテレビ「ええじゃない課biz」にて、「日本初!労働組合専用クラウド経費精算システム」として紹介された。

番組のサイトやyoutubeでも閲覧できるので、ご興味ある方は是非ご覧いただきたい。


組合の経費精算は、もっと効率化できる。
大切なお金のことだから、信頼できるシステムをご利用いただき、大切な皆様の時間を、より組合員のための活動に使っていただきたいという思いで弊社は「ユニオンスマートフロー」を開発した。
少しでも会計処理効率化のお役に立てれば幸いである。

ユニオンスマートフローの詳細はこちら

岡本 悠希j.union株式会社 システム&サポートグループ

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